Como organizar uma campanha de e-mail marketing

Um e-mail marketing é a “mala-direta” virtual. Ou seja, toda correspondência recebida via e-mail com o intuito de comunicar, informar, vender ou promover um produto ou serviço a diversas pessoas. É uma das mais poderosas ferramentas para a divulgação de sua loja virtual e o seu uso correto é meio caminho para o sucesso do seu e-commerce. O custo é baixo e atinge um grande número de pessoas em pouco tempo, podendo se tornar viral (amigos encaminham para outros sucessivamente), é dirigida (encaminhada a usuários potenciais) e mensurável (você pode medir quantos cliques houveram, quantas falhas de envio, endereços inválidos, mensagens abertas etc). Uma outra vantagem é que quando bem planejada a campanha atrai um tráfego qualificado para o seu site.

Começar a trabalhar com e-mail marketing exige um certo planejamento: Falar sobre o quê? Enviar para quem? Como enviar? Como analisar o retorno? É interessante adotar as seguintes etapas em neste planejamento: decidir o tipo de e-mail marketing a ser enviado, decidir o público-alvo, compor a mensagem, selecionar os destinatários,testar e aprovar, enviar e, finalmente, medir. Você pode fazer isso você mesmo ou então contratar uma empresa especializada. Em nosso site vários anunciantes prestam este tipo de serviço, basta pesquisar entre os diversos anúncios.

Tipos de E-mail Marketing – Os tipos mais conhecidos de e-mail marketing são:

  • Newsletter (boletim informativo periódico);
  • Confirmações de pedidos, compras e inscrições;
  • Agradecimento de compras, inscrições, presença, cadastro etc;
  • Lembretes e congratulações;
  • Convites;
  • Captação de novos clientes;
  • Pesquisas;
  • Releases para imprensa;
  • Respostas à dúvidas e solicitações ao SAC e Suporte Técnico;
  • Promocionais e/ou comemorativos e sazonais.

Assim fica mais fácil classificar o tipo de e-mail que será trabalhado e, se você tem a intenção de utilizar mais de um tipo (recomendado), é interessante criar templates e deixar modelos-padrão já prontos para, quando precisar, apenas alterar informações mínimas e não começar do zero a cada novo e-mail enviado. Procure criar um “ambiente” para o e-mail: assinatura, logotipo do remetente, saudação, link para visualizar o e-mail na web (já que nem todas as aplicações de e-mail exibem o conteúdo corretamente) e mensagem de rodapé.

Identificação do público-alvo

Antes de começar a compor a mensagem, você deve identificar seu público-alvo. Não são os endereços individualmente, mas os perfis que você deseja atingir com a comunicação. Jovens, mulheres de 25 a 50 anos economicamente ativas, empresários, clientes de determinado serviço que sua empresa oferece etc, são exemplos de público-alvo definidos. Não caia na tentação de sair disparando e-mails em massa porque em primeiro lugar não funciona e em segundo lugar pode ser considerado spam.

Composição da mensagem

Nesta etapa, você decide se vai trabalhar com texto ou com HTML . A opção de texto pode não chamar a atenção do usuário à primeira vista e também não permite diferentes realces em determinadas informações. O HTML supre estas necessidades, com a vantagem de poder utilizar imagens e gifs animados. Atente, porém, para o tamanho final do arquivo, para não sobrecarregar a caixa de entrada do usuário. Para compor a mensagem você também deverá levar em consideração o tipo de público definido anteriormente, já que cada perfil pode ser explorado de maneiras diferentes: textos formais, linguagem mais jovial, cores quentes, sóbrias etc.

Seleção dos destinatários

Agora sim, estamos falando dos endereços de e-mail individuais. Cuidado para não enviar uma mensagem que exiba, no cabeçalho, todos os endereços que a receberam. Além de antiestético, é antiético. Mas também um “undisclosed-recipient” se torna frio, distante e mecânico. Para quem usa Outlook, a melhor opção é incluir todos os destinatários no campo da cópia oculta e, no campo do remetente, colocar seu próprio endereço. Assim, o usuário que receber o e-mail vê apenas 2 endereços no campo destinatário: o dele mesmo e o seu. Muito mais profissional concorda?

Há quem diga que e-mail marketing não se faz com Outlook, mas essa não é a realidade das pequenas empresas de hoje. Utilizar uma ferramenta gerenciadora é a melhor alternativa em qualquer caso, mas as opções disponíveis não são gratuitas. Há quem cobre por mensagem enviada e há as soluções prontas, adquiridas como um software qualquer mediante pagamento de taxa única.

Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de e-mail marketing, verifique se ela oferece o recurso de envio de SMS marketing, de gerenciamento de listas de destinatário para melhor segmentação de seu público-alvo, de agendamento de tarefas e, claro, de acompanhamento e análise de retorno: quantos abriram o e-mail, quantos clicaram, quantos tiveram falha de envio, quais endereços falharam etc. Geralmente, esta análise é feita através de relatórios em tabelas e gráficos. Muito bom para medir a eficácia da sua campanha.

Teste e aprovação

Antes de enviar a todos os destinatários, envie para um endereço a que você tem acesso e faça todas as verificações possíveis: se o assunto foi preenchido e se é atraente à primeira vista, se há erros de digitação e/ou de gramática e concordância, se todas as URLs foram inseridas corretamente, se as imagens possuem atributos ALT (pouse o mouse sobre qualquer imagem para testar), se existe endereço disponível para o usuário enviar uma resposta e, no caso de utilizar um e-mail que não recebe respostas, verifique se consta um outro endereço para o usuário entrar em contato. E não esqueça um item importantíssimo: verifique se existe um link do tipo “Clique aqui se não deseja mais receber e-mails deste remetente”. Todo e-mail marketing deve oferecer a opção de opt-out.

Envio

Procure enviar seus e-mails marketing pela manhã para obter resultados imediatos ou ao final do dia para, no dia seguinte, começar a contabilizar os resultados. Claro que, dependendo de sua campanha, é interessante enviar em determinados outros horários e dias da semana. Se você estiver convidando os usuários para um evento no fim de semana, envie o e-mail com antecedência para que eles possam se programar e, próximo à data, envie apenas um lembrete.

Se você utilizar uma ferramenta de gerenciamento de e-mail marketing, pode definir uma data e horário para início do envio e uma data limite para verificação dos resultados.

Cada uma destas etapas pode ter suas sub-etapas, e o planejamento pode tornar-se um grande check-list. Analise suas necessidades e sua realidade e organize o melhor check-list possível para que nada seja esquecido. Quanto mais detalhes, mais chances de sucesso terá sua campanha!

Mensuração do Resultado

Claro, não basta apenas enviar: você precisa saber qual o sucesso de sua campanha de e-mail marketing. Só assim você consegue medir o retorno da campanha, analisar o que precisa ser melhorado e corrigido. Se você utiliza uma ferramenta específica para o envio de e-mail marketing, muito provavelmente já tem como analisar as métricas de sua campanha: quantos abriram, quantos envios falharam, quais os links mais clicados etc.
Também é possível utilizar o Google Analytics (gratuito) para medir o desempenho de sua campanha. Se sua intenção é fazer com que o usuário clique num link de seu e-mail e visite uma página de seu site, é importante cadastrá-la como meta no Google Analytics, assim, você pode consultar quantas visitas esta página obteve no período de tempo que durou sua campanha, o tempo médio de duração das visitas, emitir relatórios e outros recursos oferecidos pela ferramenta.

Como planejar um e-mail marketing
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